Um produto, uma identidade
Escolha uma referência estável para cada artigo ou variante. O nome comercial pode mudar; a referência deve permitir relacionar os registos. Verifique espaços no início e no fim, letras maiúsculas e zeros iniciais. Tratar uma referência como número pode destruir zeros que fazem parte do identificador.
Defina a origem de cada campo
Identifique onde se mantém o nome, o preço, a unidade e o stock. Um campo pode ter origem diferente de outro, mas deve existir uma regra clara. Se duas aplicações puderem alterar o mesmo valor sem prioridade definida, a integração apenas acelera a inconsistência.
Valide antes de importar
Use um ficheiro pequeno com artigos comuns, variantes e casos difíceis. Procure referências repetidas, nomes vazios e valores inválidos. Uma verificação de formato não confirma preços comerciais nem stock físico. A validação automática precisa de uma conferência com a origem.
Teste a ida e a volta
Guarde uma exportação anterior e confirme como recuperar o estado se a importação falhar. Faça primeiro um teste controlado com poucas referências. Verifique atualização, criação e comportamento quando um campo vem vazio. Não use um catálogo inteiro como primeira experiência.
Uma regra para continuar
Atribua um responsável pela qualidade do catálogo e uma revisão recorrente. O catálogo não fica pronto uma vez: novos produtos, unidades e fornecedores criam novos casos. Documente a regra de cada campo junto da própria fonte.
Escreva o contrato dos campos
Para cada coluna, defina significado, formato, obrigatoriedade e origem. “Preço” inclui impostos? “Stock” significa disponível, físico ou reservado? Não assuma que duas colunas com o mesmo nome dizem a mesma coisa. Guarde estas definições junto do ficheiro de trabalho e peça a quem o vai importar que as confirme. Uma referência deve ser tratada como identificador: perder zeros à esquerda pode mudar o produto que o sistema reconhece.
Compare antes de substituir
Exporte uma cópia do estado atual e selecione uma amostra pequena. Compare os valores propostos com a origem, incluindo pelo menos uma referência com variação, um campo vazio e um produto indisponível. O verificador local encontra problemas estruturais nos campos escolhidos; não determina qual das fontes está certa. Uma linha sem alertas continua a precisar de confirmação comercial e operacional.
Prepare a reconciliação
Antes da importação, defina quem a executa, como se confirma o resultado e como se recupera o estado anterior. Depois, conte registos aceites e rejeitados e confirme os produtos da amostra no destino. Não repita a importação às cegas quando a primeira tentativa devolve um erro: perceba se houve atualização parcial. Mantenha a alteração pequena até conhecer esse comportamento.