Respuesta breve
No empieces reuniendo todos los archivos. Empieza por las preguntas que el trabajo necesita responder. Para cada respuesta identifica fuente, responsable, fecha de revisión y quién puede utilizarla.
Qué observar
Un repositorio lleno no es una base de conocimiento. La calidad depende de autoridad y mantenimiento: qué versión es válida, quién resuelve contradicciones y cuándo caduca una información. La tecnología puede localizar y preparar respuestas, pero necesita fuentes aprobadas y límites de acceso.
La respuesta cambia según quién esté disponible.
Existen varias versiones del mismo documento.
El equipo vuelve a preguntar algo ya explicado.
Un ejemplo concreto
En vez de importar toda una carpeta, un equipo comercial puede empezar por 30 preguntas frecuentes sobre producto, precio, plazo y política. Cada respuesta queda vinculada a su fuente y a una persona responsable de revisarla.
Cómo avanzar con seguridad
- Lista preguntas reales y agrúpalas por proceso.
- Elige una fuente válida y un responsable por tema.
- Define revisión, permisos y una vía clara para ‘no lo sé’.
Pruébalo en tu proceso
Marca lo que ocurre hoy. El resultado cambia a medida que respondes.
Aún no hay evidencia suficiente para automatizar. Observa el proceso durante unos días y registra volumen, excepciones y tiempo invertido.
Preguntas frecuentes
¿Hay que migrar todos los documentos?
No. Empieza por el conocimiento que desbloquea trabajo frecuente y valioso. El resto puede quedarse donde está hasta que exista una razón para incluirlo.
¿Una búsqueda inteligente resuelve versiones contradictorias?
No por sí sola. Primero hay que definir autoridad, validez y responsabilidad editorial.