Resposta curta
Não comece por juntar todos os ficheiros. Comece pelas perguntas que o trabalho precisa de responder. Para cada resposta, identifique fonte, responsável, data de revisão e quem a pode usar.
Um repositório cheio não é uma base de conhecimento. A qualidade depende de autoridade e manutenção: qual é a versão válida, quem resolve contradições e quando uma informação caduca. A tecnologia pode localizar e preparar respostas, mas precisa de fontes aprovadas e limites de acesso.
O que observar
- A resposta muda consoante a pessoa que está disponível.
- Existem várias versões do mesmo documento.
- A equipa volta a perguntar algo que já foi explicado.
Um exemplo concreto
Em vez de importar uma pasta inteira, uma equipa comercial pode começar por 30 perguntas frequentes sobre produto, preço, prazo e política. Cada resposta fica ligada à fonte e a um responsável pela revisão.
Como avançar com segurança
- Liste perguntas reais e agrupe-as por processo.
- Escolha uma fonte válida e um responsável por tema.
- Defina revisão, permissões e um caminho para ‘não sei’.
Teste no seu processo
Assinale o que acontece hoje. O resultado muda à medida que responde.
Ainda não há evidência suficiente para automatizar. Observe o processo durante alguns dias e registe volume, exceções e tempo gasto.
Perguntas frequentes
É preciso migrar todos os documentos?
Não. Comece pelo conhecimento que desbloqueia trabalho frequente e com impacto. O resto pode continuar onde está até existir uma razão para o incluir.
Uma pesquisa inteligente resolve versões contraditórias?
Não por si só. Primeiro é necessário definir autoridade, validade e responsabilidade editorial.